Kasutustingimused ja privaatsusteavitus

Need tingimused kehtivad infosüsteemide eLasteaed.eu ja digis.ee (edaspidi teenus) kasutamisele. Teenust osutab eHaridus OÜ (registrikood 12662284, edaspidi meie). Mõlemas keskkonnas on sama kasutajakonto ja kehtivad samad tingimused.

Dokumendil on kaks osa: kasutustingimused, mis kirjeldavad teenuse kasutamise reegleid, ja privaatsusteavitus, mis selgitab, milliseid isikuandmeid me töötleme, miks ja kui kaua.

I. Kasutustingimused

1. Teenus, asutus ja kasutaja

• Asutus on lasteaed, asenduskodu, kohalik omavalitsus või muu organisatsioon, kes kasutab teenust oma töös ja kellega meil on teenuse kasutamise kokkulepe.
• Kasutaja on inimene, kellel on teenuses konto: asutuse töötaja, lapsevanem, eestkostja või muu isik, kellele asutus on ligipääsu andnud.
• Asutus otsustab, kes tema andmetele ligi pääseb ja millise rolliga. Mida kasutaja teenuses näeb ja teha saab, sõltub sellest rollist.

2. Kasutajakonto ja sisselogimine

• Konto on isiklik. Ära anna oma kasutajatunnust, parooli ega sisselogimisvahendit teisele inimesele ega lase tal enda nime all teenust kasutada.
• Soovitame sisse logida HarID, ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil. Kui kasutad parooli, vali see, mida mujal ei kasuta.
• Kui kahtlustad, et keegi teine on Sinu kontole ligi pääsenud, vaheta parool ja kirjuta kohe abi@elasteaed.eu.
• Hoia oma andmed (nimi, e-posti aadress, telefon) õiged. Võõra e-posti aadressi lisamine profiili võib teha Sinu konto kellelegi teisele kättesaadavaks.

3. Kasutaja kohustused

• Kasuta teenust ainult selleks, milleks asutus on Sulle ligipääsu andnud.
• Teenuses näed teiste inimeste, sh laste isikuandmeid. Hoia need konfidentsiaalsena: ära kopeeri, jaga ega avalikusta neid väljaspool teenust, kui see ei ole Sinu töö või lapse eest hoolitsemise jaoks vajalik.
• Sisesta ainult õigeid ja vajalikke andmeid ning suhtle vestluses ja teadetes viisakalt.
• Ära ürita pääseda andmetele, mis ei ole Sulle mõeldud, ega teenuse turvameetmetest mööda minna. Ära koorma teenust automaatsete päringutega ega laadi üles pahavara.

4. Asutuse vastutus

Asutus vastutab andmete eest, mida ta ja tema kasutajad teenusesse sisestavad, ning selle eest, et ligipääs on õigetel inimestel ja õigete rollidega. Need andmed kuuluvad asutusele, mitte meile (vt privaatsusteavituse punkt 9).

5. Teenuse kättesaadavus

• Teeme kõik mõistliku, et teenus oleks pidevalt kasutatav ja andmed kaitstud. Andmebaasist tehakse varukoopia iga öö.
• Plaanilistest hooldustöödest anname teada teenuses endas, võimalusel vähemalt üks päev ette.
• Arendame teenust pidevalt: funktsioonid võivad muutuda, lisanduda või kaduda. Olulistest muudatustest anname teada teenuse uuenduste teadetes.

6. Vastutuse piirang

Me ei vastuta kasutaja või asutuse sisestatud andmete õigsuse ega selle kahju eest, mis tuleneb kasutaja sisselogimisvahendite hooletust hoidmisest või nende tingimuste rikkumisest. Meie vastutus on piiratud seadusega lubatud ulatuses; tahtlikult või raske hooletusega tekitatud kahju eest vastutame alati.

7. Konto piiramine

Võime kasutaja ligipääsu ajutiselt peatada, kui konto on ohus (näiteks on alust arvata, et sellele on pääsenud keegi teine) või kui kasutaja rikub neid tingimusi või seadust. Anname sellest kasutajale ja vajadusel asutusele teada. Asutus võib kasutaja oma andmetele ligipääsu igal ajal lõpetada.

8. Intellektuaalomand

Teenus ja selle tarkvara kuuluvad eHaridus OÜ-le. Teenusesse sisestatud sisu kuulub asutusele või selle sisestanud kasutajale.

9. Tingimuste muutmine

Tingimuste muutmisel avaldame uue redaktsiooni aadressil /tingimused ja palume kasutajal sellega järgmisel sisselogimisel tutvuda. Varasemad redaktsioonid jäävad samal aadressil kättesaadavaks. Kui uute tingimustega ei nõustu, saad teenuse kasutamise lõpetada; asutuse andmed jäävad asutusele alles.

10. Kohaldatav õigus

Tingimustele kohaldatakse Eesti õigust. Vaidlused püüame lahendada läbirääkimistega; kokkuleppe puudumisel lahendatakse vaidlus Eesti kohtus seaduses sätestatud korras.

II. Privaatsusteavitus

1. Kes vastutab Sinu andmete eest

Teenuses on kahte liiki andmeid ja neil on erinev vastutaja:

• Asutuse andmed – laste, perede ja klientide andmed, päevik, kohalolek, toitlustus, terviseandmed ja ravimid, juhtumiplaanid, dokumendid, pildid, kalender, vestlused jms. Nende vastutav töötleja on asutus, kes teenust kasutab; meie oleme asutuse volitatud töötleja ja töötleme neid andmeid ainult asutuse juhiste ja temaga sõlmitud andmetöötluslepingu alusel. Vt punkt 9.
• Teenuse enda andmed – kasutajakonto, sisselogimine, turva- ja tegevuslogid, e-posti teavitused, kasutajatugi ja arveldus. Nende vastutav töötleja on eHaridus OÜ. Punktid 2–8 kirjeldavad neid andmeid.

2. Milliseid andmeid me töötleme ja miks

Me ei kasuta isikuandmeid reklaamiks ega profiilianalüüsiks, ei müü neid ega tee nende põhjal automatiseeritud otsuseid.

3. Kui kaua andmeid säilitame

• Kasutajakonto – seni, kuni konto on mõne asutusega seotud või kasutaja seda kasutab. Konto kustutame kasutaja või asutuse soovil, kui seadus ei nõua andmete säilitamist.
• Sisselogimised – 5 aastat.
• Tegevuslogi – toimingud 2 aastat, andmete muutmised 3 aastat.
• Serveri logid – kuni 6 kuud.
• Kasutajatoe pöördumised – 3 aastat viimasest tegevusest pöördumises; seejärel kustutatakse need koos kirjavahetusega lõplikult kahe kuu jooksul.
• Arved – 7 aastat, nagu nõuab raamatupidamise seadus.
• Varukoopiad – andmebaasi varukoopiaid hoitakse kuni 8 nädalat ja failide varukoopiaid kuni 30 päeva, nii et kustutatud andmed kaovad ka varukoopiatest hiljemalt kahe kuu jooksul.

4. Kellele andmeid edastame

Kasutame teenuse osutamiseks järgmisi volitatud töötlejaid:

• majutusteenuse pakkuja Hollandis – serverid, millel teenus ja andmed asuvad, ning väljuva e-posti edastamine;
• varukoopiate hoidja Euroopa Liidus (Amsterdam) – varukoopiad krüpteeritakse enne üleslaadimist ja nende võtmeid teenusepakkujal ei ole;
• raamatupidamistarkvara pakkuja – arvete koostamine ja saatmine asutustele;
• robotituvastuse teenus avalikel kontakti- ja proovikonto vormidel, et eristada inimesi robotitest.

Volitatud töötlejate täpse nimekirja saadame soovi korral.

Sisselogimisel suhtleme isikutuvastuse teenustega, mis on ise oma andmete vastutavad töötlejad: HarID (Haridus- ja Noorteamet), ID-kaart, Mobiil-ID ja Smart-ID (SK ID Solutions AS). Nendelt saame Sinu nime ja isikukoodi.

Isikuandmeid võime avaldada ka asutusele, mille kasutaja Sa oled, ning riigiasutustele, kui seadus seda nõuab. Isikuandmeid me ei müü.

5. Kus andmed asuvad

Teenuse andmed asuvad serverites Hollandis ja varukoopiad Amsterdamis; kasutajatoe pöördumisi hoiame eHaridus OÜ enda serveris Eestis. Avalike vormide robotituvastuse andmed (IP-aadress, brauseri andmed) võivad jõuda USA-sse; selle teenuse pakkuja on liitunud ELi–USA andmekaitseraamistikuga.

6. Kuidas andmeid kaitseme

• Ühendus teenusega on alati krüpteeritud (HTTPS).
• Iga kasutaja näeb ainult oma rollile vastavaid andmeid; asutuse dokumendid on asutusepõhises eraldi hoidlas.
• Paroole ei salvestata, hoitakse ainult nende räsi.
• Meie töötajad pääsevad asutuse andmetele ligi ainult siis, kui see on vajalik kasutajatoeks või teenuse hoolduseks.

7. Küpsised

Teenus kasutab ainult toimimiseks vajalikke küpsiseid ja brauseri salvestusruumi:

• sessiooniküpsis (ELSESSID või DIGISID), mis hoiab Sind sisselogituna ja kaob hiljemalt 5 tunni pärast;
• tehniline küpsis _client ekraani suuruse ja brauseri andmetega;
• brauseri salvestusruumis meelde jäetud eelistused, näiteks loetud uuendusteated ja viimati valitud vaated.

Analüüsi- ja reklaamiküpsiseid me ei kasuta, seepärast ei küsi teenus küpsiste jaoks nõusolekut.

8. Sinu õigused

Sul on õigus:

• tutvuda enda kohta käivate andmetega ja saada neist koopia;
• nõuda ebaõigete andmete parandamist (osa andmeid saad ise muuta profiilis);
• nõuda andmete kustutamist või nende töötlemise piiramist;
• esitada vastuväide andmete töötlemisele, mis põhineb meie õigustatud huvil;
• saada enda esitatud andmed masinloetaval kujul (andmete ülekandmine);
• esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (Tatari 39, 10134 Tallinn, info@aki.ee, www.aki.ee).

Taotluse saad saata aadressil abi@elasteaed.eu. Vajadusel palume Sul oma isiku tuvastada. Vastame ühe kuu jooksul; keeruka taotluse korral võime tähtaega pikendada kuni kahe kuu võrra ja anname sellest teada.

9. Asutuse andmed

Laste, perede ja klientide andmeid ning muid andmeid, mida asutus teenusesse sisestab, töötleme asutuse nimel. Nende andmete kasutamise eesmärgi, säilitamise ja kustutamise otsustab asutus. Kui soovid nende andmetega tutvuda, neid parandada või kustutada, pöördu asutuse poole – meie aitame asutusel Sinu taotlust täita. Mõned säilitustähtajad on teenuses automaatsed, näiteks vestlused kustutatakse 3 aastat pärast viimast sõnumit. Kui asutus lõpetab teenuse kasutamise, kustutame tema andmed tema soovil.

10. Kontakt

eHaridus OÜ, registrikood 12662284, abi@elasteaed.eu. Andmekaitseametnikku eHaridus OÜ määranud ei ole; kõigis andmekaitse küsimustes kirjuta samale aadressile.